Software-Eilzug zur Abrechnung von Dienstreisen / Reiseinfos für Geschäftsreisende

Die übersichtlichte Darstellung der Tagesinformationen und Reisebelege ermöglicht dem Reisenden die einfache Verwaltung seiner Daten. Die Lösung mit dem Namen "Midrange Reisekostenabrechnung" (RKA) basiert auf dem Midrange Mitarbeiterportal und wurde für den IBM Mittelstandsserver System i (iSeries) entwickelt. Um das Programm zu nutzen, benötigen die User lediglich einen Rechner mit Internetanschluss und Webbrowser, wodurch sie auch unterwegs problemlos darauf zugreifen können. Schnittstellen zu diversen Finanzbuchhaltungen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen stehen im Standard bereit.

Für eine effiziente Abrechnung von Dienstreisen sorgt der hohe Automatisierungsgrad der Midrange RKA. Erfasst der Nutzer beispielsweise eine neue Reise, füllt das System zahlreiche Felder bereits vorab personalisiert aus. Weitere nötige Angaben wie Ortsnamen und Postleitzahlen, benutzte Transportmittel oder Belegarten bei der Belegerfassung lassen sich mit Hilfe enthaltener Datenbanken, Pull-Down-Menüs und Vorschlagslisten auswählen. Standorte, Fahrtwege, Zeiten und Entfernungen können mit dem integrierten Routenplaner einfach und bequem ermittelt werden. Reisekostenpauschalen errechnet das System anhand der jeweiligen Reisezeiten.

Daneben besticht die neue Software laut Hersteller durch ihre Offenheit. Diese erlaubt es den Anwendern, ihre Firmenspezifika individuell umzusetzen. So können beispielsweise eigene Spesensätze ebenso frei definiert werden wie unterschiedlichste Reisetypen. Laufen bestimmte Reisen - etwa zu einem Stammkunden - immer ähnlich und turnusmäßig ab, lässt sich dafür ein Profil anlegen. Bei Abrechnung der Dienstreise wird das Profil dann automatisch herangezogen. Ebenso individuell steuert die Midrange RKA die nötigen Genehmigungs-, Prüfungs- und Abrechnungsmodalitäten. Für eine effiziente Abwicklung vom Antrag bis zur Abrechnung sorgt dabei das Genehmigungsverfahren über E-Mail oder das integrierte Nachrichtensystem. Abgerundet wird die Lösung durch zahlreiche Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten für die Reisenden selbst, Vorgesetzte oder Controller. Die Zugriffsmöglichkeiten werden dabei mit entsprechenden Berechtigungen gesteuert.

Bild: P&C Midrange